Особенности создания и ведения кадрового резерва компании

Одной из стратегий управления персоналом является формирование и управление внешним кадровым резервом – группой кандидатов за пределами текущего штата сотрудников компании, которые не получили должность по каким-либо причинам (компания приняла другого сотрудника с аналогичными обязанностями, не было подходящей должности, не устраивал предыдущий размер зарплаты и прочее), но могут быть потенциально заинтересованы и готовы занять ключевые роли в организации в будущем.

Основные цели

Внешний кадровый резерв важен для любой компании по нескольким причинам:

• Позволяет оперативно находить кандидатов при появлении вакансий из-за ухода сотрудников или потребности в расширении бизнеса.
• Привлечение новых специалистов извне может привнести в организацию новые знания, опыт и идеи, способствующие инновациям и развитию бизнеса.
• Можно заранее оценить потенциальных соискателей благодаря уже имеющейся базе.
• Снижение расходов на кампанию по подбору.
• Некоторые проекты или задачи могут требовать специализированных знаний или навыков, которые отсутствуют в текущем штате сотрудников.
• Стратегическое инвестирование в будущее, подготавливающее к расширению сфер, изменениям в рынке и другим вызовам, с которыми может столкнуться бизнес.

Возможные проблемы

Несмотря на свою важность, внешний кадровый резерв имеет несколько проблем:

• Риск ошибиться с выбором и привлечь сотрудника, который не соответствует корпоративной культуре.
• Соискатель уже нашел работу в другой компании и не заинтересован в предложении.
• Проблема конфиденциальности информации, особенно если вакансия требует замещения позиции, которая еще не объявлена публично.
• Соискателя не устраивают предложения по зарплате.

Ручной способ ведения внешнего кадрового резерва

Это традиционный подход, основанный на ручной обработке и хранении информации о потенциальных кандидатах. Анкеты соискателей, которые прошли интервью или проявили интерес к компании, но не были выбраны для текущих вакансий, сохраняются кадровиками вручную либо могут быть систематизированы в папках или реестрах, а для облегчения поиска и управления информацией можно использовать электронные таблицы.

Этот метод особенно эффективен для хранения информации об отдельных специалистах или кандидатах на руководящие позиции, чьи резюме требуют личного внимания.

Но при массовом подборе персонала такой подход непрактичным из-за большого объема информации. Кроме того, возникают проблемы с безопасностью хранения персональных данных и зависимость от конкретного специалиста по подбору, что может привести к потере ценных данных.

Автоматизация ведения внешнего кадрового резерва

Один из эффективных инструментов в этой области — это системы автоматизации рекрутмента (ATS, Applicant Tracking Systems), программные решения для сбора, систематизации, обработки и анализа информации о кандидатах.

В рамках ATS сохраняются все резюме и отклики, полученные с различных платформ. Система автоматически ранжирует соискателей в соответствии с требованиями на вакансию, отсеивая тех, кто не подходит по критериям.

После сортировки резюме проходят проверку HR-специалистами, которые выбирают наиболее подходящих кандидатов для приглашения на собеседование и возможное зачисление в штат компании. Те соискатели, которые не были непосредственно приняты на работу, но подходят по вакансии, могут быть добавлены в кадровый резерв компании.

Кандидатам, включенным в резерв, отправляется уведомление. Это позволяет им быть в приоритете при появлении новых вакансий. HR-специалисты могут легко находить резюме по статусу кандидата в резерве и получать дополнительную информацию, такую как история откликов, статус согласования, а также комментарии рекрутеров или руководства о соискателе.

ATS-системы значительно упрощают и стандартизируют процесс управления внешним кадровым резервом, обеспечивая непрерывность бизнес-процесса подбора персонала и снижая зависимость от конкретных сотрудников.