Высокие технологии экономят время и сохраняют природу

В России уже больше года законодательно закреплена возможность перевода первичной документации в электронный вид. Потребность в юридически значимом электронном документообороте (ЭДО) между предприятиями возрастает, ведь преимущества этого вида работы с документами очевидны. Первым банком, взявшим на себя миссию по внедрению E-Invoicing - универсальной электронной системы юридически значимого межкорпоративного документооборота, стал Сбербанк России. Председатель Поволжского банка Сбербанка Владимир Ситнов рассказал об опыте использования системы.
- Какие преимущества получает организация, переходя на электронный документооборот?

- Это высокая скорость получения документации; уменьшение количества ошибок и трудоемкости в процессе их исправления; уменьшение затрат на хранение документов; обеспечение сохранности документов; контроль взаимоотношений с контрагентами; уменьшение количества ручного труда за счет интеграции с бухгалтерскими программами и снижение почтовых издержек. 
Также удастся сэкономить. Для примера сопоставим расходы: сегодня стоимость одного бумажного документа, с учетом всех прямых и косвенных затрат, составляет около 80 рублей. При этом средняя цена одной транзакции через новую систему около 10 руб. Переход на электронный документооборот позволяет сэкономить не только средства, но и время: скорость доставки и поиска нужного документа возрастает в тысячи раз. Также мы наблюдаем сокращение расходов на хранение документов на бумажном носителе и содержание архивов. Отказ от хранения документов на бумажном носителе сэкономит минимум 5 рублей за документ. Сокращение затрат на бумагу и обслуживание принтера позволит сохранить еще от 5,5 рубля за документ.
Совершенно очевидно, что при электронном документообороте ответы на запросы заказчиков происходят более оперативно. Это позволяет применять решения быстро и качественно, дает широкие возможности контроля со стороны руководства. В результате повышается продуктивность работы всей компании, а не только сотрудников, напрямую связанных с документацией и договорной деятельностью. Также огромное значение имеет социальная составляющая: избавляясь от бумажных носителей, мы можем внести существенный вклад в сохранность окружающей среды.
- Как организовано хранение документов?

- Документы хранятся как у самого клиента, так и в защищенном онлайн-архиве оператора электронного документооборота в течение необходимого времени. Документы всегда доступны из веб-интерфейса, база данных имеет несколько резервных копий. Обеспечение гарантий выполнения требований нормативных правовых актов при передаче и хранении документов – функция оператора ЭДО. Отмечу, что сервис E-Invoicing Сбербанка получил статус доверенного оператора электронного документооборота ФНС России. Это важно, ведь клиент должен быть уверен в том, что архив документов никуда не исчезнет, равно как и компания, предоставляющая электронный документооборот. 
Кроме того, сервис обеспечивает конфиденциальность передаваемых документов за счет шифрования в соответствии с международными и отечественными стандартами и полного контроля за доступом сотрудников к документам. 
Количество подключений растет

- Почему Сбербанк решил развивать эту услугу?

- Сегодня Сбербанк динамично развивается, берет курс на инновации, активно внедряет самые современные технологии и вовлекает в этот процесс своих партнеров и клиентов. Сегодня уже более 13 000 компаний по России подключены к E-Invoicing, среди них X-5 Retail, «Балтика», «Ашан», «Русьимпорт», «Тимберли Кларк» и другие.   
- Что предлагает Сбербанк?

- Чтобы воспользоваться услугой E-Invoicing, достаточно быть пользователем системы дистанционного банковского обслуживания нашего банка и использовать в своей работе токен (компактное устройство, которое служит для авторизации пользователя, защиты электронной переписки, безопасного удаленного доступа к информационным ресурсам). Таким клиентам достаточно зайти в соответствующую закладку в системе, заполнить заявление на выпуск дополнительного сертификата электронной подписи, необходимого для работы в ЭДО, распечатать его и принести в подразделение банка. Сертификат выпущен – клиент может работать в системе. 
- Какова ситуация на территории Поволжского банка? Региональные компании охотно подключают электронный документооборот?

- За последний месяц количество подключаемых компаний по России выросло с 7 в месяц до 80 в день. Поволжский банк также активно участвует в процессе подключения клиентов к услуге. Электронный документооборот – цепная реакция: чем больше компаний будут его подключать, тем больше контрагентов будет вовлечено в этот процесс. Если бизнес-взаимодействие осуществляется между компаниями - клиентами Сбербанка, одновременно пользователями СББОЛ, то документооборот между ними уже сегодня может быть переведен в электронный вид. Мы прогнозируем значительный рост подключений во втором полугодии текущего года. Наши эксперты утверждают, что через год значительная часть российского бизнеса перейдет на электронный документооборот. Я думаю, для этого есть все предпосылки.